Volume 4

Concluindo a Audiência e Lidando com Imprevistos

Um encontro sobre encerramento, experiência e a tranquilidade necessária para trabalhar com aquilo que nem sempre pode ser previsto.

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Apresentação

Quando o roteiro encontra a realidade

Ao longo dos três encontros anteriores, procuramos compreender a audiência, aprender a prepará-la e descobrir como registrá-la.

Partimos, em grande medida, da premissa de que tudo aconteceria conforme o planejado.

Mas quem trabalha em audiências sabe que a realidade é mais rica do que qualquer roteiro.

Problemas técnicos acontecem. Pessoas se comportam de maneiras inesperadas. Sistemas apresentam falhas. Situações inéditas surgem.

E tudo isso faz parte da atividade.

Por essa razão, o último encontro não é dedicado a novos sistemas ou ferramentas.

Ele é dedicado à experiência.

Mas, antes de passarmos à análise dos imprevistos, precisamos concluir o que foi iniciado no volume anterior, finalizando o fluxo ordinário da audiência.

Se existe uma ideia que deve acompanhar todo este encontro, é a seguinte:

IMPREVISTOS FAZEM PARTE DA ATIVIDADE.
O IMPORTANTE É SABER CONDUZI-LOS.

Parte I – do Caderno 4

Concluindo o fluxo

Uma ponte entre o registro da audiência e o encerramento efetivo do trabalho.

Capítulo 1

A audiência terminou.
O fluxo continua.

É comum associarmos o encerramento da audiência ao momento em que o magistrado conclui os trabalhos.

Mas o fluxo ainda não terminou.

  1. 01

    A gravação precisa ser encerrada e a ata enviada ao PJe.Ver onde enviar a ata →

  2. 02

    A ata deve ser enviada ao juiz.Ver como enviar a ata →

  3. 03

    Os arquivos precisam ser localizados.Ver onde ficam os arquivos →

  4. 04

    Os vídeos precisam ser conferidos.Ver como fazer a conferência →

  5. 05

    Os documentos devem ser juntados ao PJe.Ver onde juntar os documentos →

Somente então o trabalho estará efetivamente concluído.

Por essa razão, o fluxo não termina quando a audiência acaba.

Mais do que concluir tarefas, o assistente contribui para preservar a integridade do registro do ato processual e assegurar que todas as providências posteriores sejam adequadamente realizadas.

A audiência termina.
Mas o fluxo continua.

Parte II – do Caderno 4

Quando o planejamento
encontra a realidade

Imprevistos técnicos e humanos fazem parte da atividade.

Capítulo 2

Quando a tecnologia decide participar

Ao longo da rotina, problemas técnicos são inevitáveis.

Conexão

Conexões falham.

A queda pode atingir apenas um participante ou toda a sala. Identifique o alcance do problema, aguarde o reingresso e mantenha o magistrado informado.

Áudio

Participantes perdem o áudio.

Confirme se o microfone correto está selecionado e liberado. Se o problema persistir, utilize o chat e peça orientação antes de prosseguir.

Internet

A internet oscila.

Travamentos e atrasos podem comprometer a compreensão. Sinalize a instabilidade e, se a comunicação não estiver segura, aguarde a orientação do magistrado.

Sistemas

Sistemas apresentam instabilidades.

Preserve o que já foi registrado, evite repetir ações de forma indiscriminada e consulte o suporte quando a falha impedir a continuidade do trabalho.

Gravação

Gravações podem ser interrompidas.

Avise imediatamente ao magistrado, identifique o momento da interrupção e confirme que a gravação foi retomada antes da continuidade do ato.

Nada disso representa fracasso.

Pelo contrário.

Essas situações fazem parte da atividade.

Capítulo 3

Trabalhamos com pessoas

Nem todos os imprevistos são tecnológicos.

Muitas vezes, eles decorrem do próprio comportamento humano.

  • Uma testemunha ingressa na sala antes do momento adequado.

    Informe ao magistrado e siga sua orientação. Quando possível, mantenha a testemunha separada até o momento de seu depoimento.

  • Um advogado não consegue acessar a audiência.

    Confirme se ele recebeu o link correto e comunique a dificuldade ao magistrado antes de qualquer decisão sobre o prosseguimento.

  • Uma parte utiliza um nome diferente.

    Confirme a identidade e confira os dados do processo. Não altere o registro antes de esclarecer a divergência.

  • Um acordo surge inesperadamente.

    Ouça atentamente as condições, adapte o registro e utilize os campos estruturados do acordo conforme a orientação do magistrado.

  • O magistrado decide alterar a dinâmica da audiência.

    Acompanhe a nova ordem dos atos, ajuste o registro e confirme qualquer orientação que não tenha ficado clara.

Cada situação possui suas peculiaridades.

E é justamente essa dimensão humana que torna cada audiência única.

Trabalhamos com pessoas.

E pessoas são naturalmente imprevisíveis.

Capítulo 4

Quando surge algo novo

Talvez nenhuma situação produza tanta ansiedade quanto aquela em que nos deparamos com algo que nunca vimos antes.

Mas essa experiência é comum.

Todos os profissionais mais experientes já passaram por ela.

Todos já tiveram dúvidas.

Todos já precisaram pedir ajuda.

Todos já cometeram erros.

Não saber imediatamente não significa incompetência.

A experiência é construída.

E pedir auxílio faz parte do trabalho.

Ninguém aprende tudo antes de começar.
Aprende-se trabalhando.

Capítulo 5

A experiência

Com o passar do tempo, o assistente deixa de se preocupar em controlar absolutamente tudo.

Passa a compreender que nem todos os problemas podem ser evitados.

Nem todas as situações podem ser previstas.

A experiência nãoelimina os imprevistos
Mas permiteconviver melhor com eles

A maturidade profissional não consiste em saber tudo.
Consiste em aprender a manter a tranquilidade.

Capítulo 6

O que aprendemos

01Enxergar

No primeiro encontro, procuramos enxergar a audiência.

02Preparar

No segundo, entramos em seus bastidores.

03Registrar

No terceiro, aprendemos a registrá-la.

04Concluir

Agora, chegamos ao final do percurso.

Ao longo desses encontros, falamos sobre sistemas, procedimentos e ferramentas.

Mas talvez a principal lição seja outra.

Nenhum assistente nasce pronto.

Todos aprendemos trabalhando.

Todos erramos.

Todos pedimos ajuda.

E todos continuamos aprendendo.

Encerramento

A ferramenta mais importante

Se este curso tiver conseguido reduzir um pouco da ansiedade natural de quem está começando, então ele terá cumprido sua missão.

Talvez a ferramenta mais importante não seja o Zoom, o PJe ou o AUD.

Talvez seja a tranquilidade.

Fim do percurso

NENHUM ASSISTENTE NASCE PRONTO.
A EXPERIÊNCIA É CONSTRUÍDA UMA AUDIÊNCIA DE CADA VEZ.

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Apêndice I

Concluindo a audiência

Confira as providências necessárias para concluir o fluxo e consulte, logo abaixo, as telas de referência para localizar cada função.

Encerrando o fluxo

  • Gravação encerrada.
  • Ata enviada ao PJe.
  • Ata encaminhada ao magistrado para assinatura.
  • Arquivos localizados e vídeos conferidos.
  • Documentos juntados ao PJe.
  • Verificar se os registros da audiência estão completos.
  • Certificar-se de que nenhuma providência relevante ficou pendente.

Antes de seguir

  • Pequenos cuidados evitam retrabalho.
  • Correções posteriores podem exigir providências complementares.
Passo 01

Enviar a ata ao PJe

Depois de concluir o registro no AUD, utilize a função de envio para encaminhar a ata ao PJe.

← Voltar ao fluxo do capítulo
Barra superior do AUD com o botão PJe para envio da ata.
AUD Selecione o botão PJe para enviar a ata ao sistema processual.
Passo 02

Enviar a ata para o juiz

Depois que a ata chegar ao PJe, acesse Verificar Atas de Audiência e encaminhe-a ao juiz para que possa ser assinada por ele.

← Voltar ao fluxo do capítulo
Tela Verificar Atas de Audiência do PJe com o ícone azul de edição na barra lateral esquerda.
PJe Selecione esse ícone da barra lateral para acessar Verificar Atas de Audiência.
Tela Verificar Atas de Audiência do PJe sem atas pendentes listadas. Imagem provisória
PJe Após acessar Verificar Atas de Audiência, as atas pendentes aparecerão listadas nesta tela. Esta imagem será substituída por um exemplo contendo uma ata disponível para envio ao juiz.
Passo 03

Localizar os arquivos

Entre na conta institucional do Zoom. No menu lateral, selecione Gravações e transcrições para acessar os arquivos armazenados após a audiência.

← Voltar ao fluxo do capítulo
Menu lateral da conta institucional do Zoom com a opção Gravações e transcrições destacada em azul.
Zoom No menu lateral da conta institucional, acesse Gravações e transcrições.
Passo 04

Conferir os vídeos

Verifique os arquivos produzidos para confirmar se a gravação foi salva e se os vídeos podem ser reproduzidos.

← Voltar ao fluxo do capítulo
Tela de Gravações e transcrições do Zoom com os arquivos de vídeo das audiências exibidos em cartões.
Zoom Cada cartão corresponde a uma gravação. Selecione o arquivo de vídeo e confira se ele pode ser reproduzido.
Passo 05

Juntar os documentos ao PJe

No menu do PJe, selecione Anexar documentos para juntar ao processo os arquivos relacionados à audiência.

← Voltar ao fluxo do capítulo
Menu do PJe com a opção Anexar documentos exibida na coluna esquerda.
PJe No menu do processo, selecione Anexar documentos.

Apêndice II

Lidando com imprevistos

Um roteiro simples para reconhecer a situação, comunicar o problema e agir sem perder a tranquilidade.

Diante do inesperado

  • Pare e procure compreender o que está acontecendo.
  • Comunique o problema ao magistrado.
  • Verifique conexão, áudio, equipamento, gravação e sistemas.
  • Peça ajuda quando necessário.
  • Retome apenas quando houver segurança para prosseguir.
  • Continuar aprendendo.
  • Registrar adequadamente as providências adotadas.
01

Antes de tentar resolver

Nem todo imprevisto exige a mesma resposta. Antes de agir, procure compreender o que está acontecendo.

01O problema impede ouvir, compreender, registrar ou gravar a audiência?

02A dificuldade atinge apenas uma pessoa ou toda a sala?

03O magistrado já sabe o que está acontecendo?

04É possível verificar o básico sem comprometer o andamento do ato?

02

O protocolo mínimo

  1. 1

    Pare. Não tente resolver várias coisas ao mesmo tempo.

  2. 2

    Comunique. Avise ao magistrado o que está acontecendo.

  3. 3

    Verifique o básico. Conexão, áudio, equipamento, gravação e acesso ao sistema.

  4. 4

    Peça ajuda. Consulte um colega ou o suporte quando necessário.

  5. 5

    Retome com segurança. Confirme que o problema foi contornado antes de prosseguir.

03

Problemas técnicos

SituaçãoResposta inicial
Queda de conexão

Identifique quem foi desconectado, aguarde o reingresso e mantenha o magistrado informado.

Participante sem áudio

Confira microfone e dispositivo selecionado. Use o chat para orientar o participante, se possível.

Internet oscilando

Sinalize a instabilidade. Se a compreensão estiver comprometida, aguarde orientação antes de prosseguir.

Sistema instável

Preserve o que já foi registrado, evite repetir comandos indiscriminadamente e consulte o suporte.

Gravação interrompida

Avise imediatamente ao magistrado, identifique o momento da interrupção e confirme a retomada.

04

Situações com pessoas

SituaçãoResposta inicial
Testemunha entrou antes da hora

Informe ao magistrado e, quando possível, mantenha-a separada até o momento do depoimento.

Advogado não consegue acessar

Confirme o link e comunique a dificuldade antes de qualquer decisão sobre o prosseguimento.

Nome diferente do processo

Confirme a identidade e confira os dados. Não altere o registro sem esclarecer a divergência.

Acordo inesperado

Ouça as condições, adapte o registro e siga a orientação do magistrado.

Mudança na dinâmica

Acompanhe a nova ordem dos atos e confirme qualquer orientação que não tenha ficado clara.

05

Quando avisar ao magistrado

  • Quando não for possível ouvir ou compreender um participante.
  • Quando houver risco de perda ou interrupção da gravação.
  • Quando uma pessoa não conseguir ingressar ou permanecer na audiência.
  • Quando o problema puder comprometer o registro do que aconteceu.
  • Quando você não souber se a audiência pode prosseguir com segurança.
06

O que não fazer no impulso

Não esconda o problema.

Comunicar cedo costuma evitar que uma dificuldade pequena se torne maior.

Não decida sozinho pelo prosseguimento.

Cabe ao magistrado definir como o ato deve continuar.

Não repita comandos sem critério.

Ações sucessivas podem duplicar registros ou agravar uma instabilidade.

Não invente informações.

Quando houver dúvida, confirme antes de registrar.

Ideia central

IMPREVISTOS FAZEM PARTE DA ATIVIDADE.
O IMPORTANTE É SABER CONDUZI-LOS.

Concluindo a Audiência e Lidando com Imprevistos

Questionário de Revisão - Encontro 4

Questões objetivas para retomar as principais ideias sobre encerramento do fluxo e condução de imprevistos.

1. Ao final da audiência, o assistente percebe que a gravação foi realizada, mas ainda não foi vinculada corretamente ao processo. Qual deve ser a conduta mais adequada?

  1. aEncerrar a pauta e aguardar que o sistema faça a vinculação automaticamente.
  2. bConferir a gravação, realizar a juntada no processo e somente depois concluir o fluxo da audiência.
  3. cInformar apenas ao magistrado e deixar a regularização para o dia seguinte.
  4. dSalvar a gravação localmente e excluir o arquivo após o encerramento da sala.

2. Durante a audiência telepresencial, uma testemunha informa que não consegue ouvir o magistrado. Qual deve ser a primeira providência do assistente?

  1. aRetirar a testemunha da sala e prosseguir sem ela.
  2. bSuspender definitivamente a audiência.
  3. cVerificar o áudio, orientar a testemunha e testar novamente antes de adotar outra medida.
  4. dSolicitar que a testemunha responda pelo chat.

3. Uma das partes perde a conexão durante o depoimento e retorna poucos minutos depois. Qual postura é mais adequada ao assistente?

  1. aProsseguir normalmente, sem informar o ocorrido.
  2. bRegistrar o fato, comunicar o magistrado e aguardar orientação sobre a retomada.
  3. cReiniciar toda a audiência desde o começo.
  4. dEncerrar o depoimento da parte automaticamente.

4. Ao encerrar a audiência, qual conferência é mais importante antes de concluir a pauta?

  1. aVerificar apenas se todos saíram da sala virtual.
  2. bConfirmar a gravação, revisar os registros essenciais e verificar se as providências foram devidamente realizadas.
  3. cFechar o sistema imediatamente para evitar alterações.
  4. dConferir apenas o horário de término.

5. Durante a audiência, um advogado passa a interromper repetidamente a fala da parte contrária. Qual deve ser a atuação do assistente?

  1. aAdvertir diretamente o advogado em nome do magistrado.
  2. bRetirar o advogado da sala.
  3. cInformar discretamente o magistrado ou aguardar sua orientação, sem assumir a condução do ato.
  4. dDesligar o microfone do advogado por tempo indeterminado.

6. Uma testemunha não aparece na sala de espera no horário previsto. Qual sequência de atuação é mais adequada?

  1. aDeclarar imediatamente que ela não compareceu.
  2. bVerificar se houve tentativa de acesso, confirmar as informações disponíveis e comunicar o magistrado.
  3. cTelefonar para a testemunha usando dados pessoais obtidos no processo.
  4. dEncerrar a audiência sem qualquer registro.

7. Ao concluir a audiência, o assistente percebe que uma informação relevante foi mencionada oralmente, mas não consta na ata. O que deve fazer?

  1. aAlterar a ata por conta própria após o encerramento.
  2. bIgnorar, porque a gravação contém a informação.
  3. cComunicar o magistrado antes da finalização, para que seja definida a forma adequada de registro.
  4. dInserir uma observação informal no sistema.

8. Qual situação melhor representa um encerramento correto da atividade do assistente?

  1. aA audiência terminou, então nenhuma outra providência é necessária.
  2. bA sala foi fechada, mas a gravação e os registros serão conferidos depois.
  3. cA audiência foi encerrada, os registros foram conferidos, a gravação foi tratada e a pauta foi finalizada adequadamente.
  4. dOs participantes saíram da sala e o arquivo local foi salvo.

9. Em uma situação imprevista, qual princípio deve orientar a atuação do assistente?

  1. aResolver sozinho o problema para evitar interromper o magistrado.
  2. bAgir rapidamente, mesmo sem confirmar o procedimento correto.
  3. cManter a calma, identificar o problema, adotar as providências técnicas cabíveis e comunicar quando necessário.
  4. dSuspender automaticamente a audiência.

10. Por que a etapa posterior ao encerramento da audiência é considerada parte essencial do trabalho?

  1. aPorque é nela que se definem as decisões do processo.
  2. bPorque garante que gravações, registros e providências fiquem corretamente incorporados ao fluxo processual.
  3. cPorque substitui o trabalho realizado durante a audiência.
  4. dPorque permite alterar livremente o conteúdo da ata.